Lời mở đầu
A. CÁC QUY ĐỊNH CHUNG
1.Trung lập và Liêm chính/Không tư lợi
Thư ký tố tụng trong mọi trường hợp và ở bất cứ thời điểm nào, phải đảm bảo thực hiện các nhiệm vụ thuộc thẩm quyền của mình, các công việc được giao đảm bảo sự trung lập và không tư lợi; đồng thời duy trì sự trung thực, chuyên nghiệp và tuân thủ các tiêu chuẩn đạo đức ở mức cao nhất.
2. Bảo mật
Trừ các tài liệu, các thông tin được phép trao đổi công khai theo Luật Trọng tài thương mại, Quy tắc tố tụng trọng tài của VIAC, Quy chế và quy định của VIAC, Thư ký có nghĩa vụ tuân thủ nghiêm ngặt việc bảo mật các thông tin của toàn bộ quá trình trọng tài, bao gồm các thông tin và tài liệu trong vụ tranh chấp và các thông tin tài liệu khác có liên quan, cũng như các thông tin nội bộ bao gồm các trao đổi trong nội bộ Hội đồng Trọng tài, trong nội bộ VIAC; các trao đổi giữa thư ký và Hội đồng Trọng tài; hoặc các trao đổi giữa Hội đồng Trọng tài với VIAC trong quá trình thực hiện nhiệm vụ tổ chức, điều phối hoạt động giải quyết tranh chấp bằng Trọng tài tại VIAC.
3. Năng lực chuyên môn
Thư ký tố tụng phải nỗ lực tự học, tự trau dồi kiến thức chuyên môn và ngoại ngữ, liên tục cập nhật kiến thức, học hỏi kinh nghiệm từ đồng nghiệp và thực tiễn để đáp ứng tốt nhất yêu cầu công việc của một Thư ký tố tụng
B.CÁC QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ ĐẠO ĐỨC VÀ ỨNG XỬ NGHỀ NGHIỆP
1. Trung lập và Thực hiện nghĩa vụ Công khai
1.1. Thư ký tố tụng, khi thực hiện các nhiệm vụ/công việc thuộc chức năng của mình, phải đảm bảo không ứng xử một cách chủ ý, gây ra sự thiên vị giữa các bên tham gia tố tụng trọng tài. Không được có định kiến hoặc phân biệt đối xử đối với bất kỳ bên[1] nào cũng như Trọng tài viên nào trong quá trình tố tụng trọng tài. Tất cả các bên tranh chấp cũng như các Trọng tài viên đều được đối xử một cách công bằng, minh bạch.
1.2. Trong suốt quá trình tố tụng trọng tài của các Vụ tranh chấp được phân công phụ trách, Thư ký tố tụng có nghĩa vụ phải thông báo kịp thời về các thông tin và tình huống có khả năng gây ra xung đột lợi ích và gây nghi ngờ chính đáng về sự trung lập và liêm chính của mình.
1.3. Các thông tin và tình huống nhắc tới ở Mục 1.2 trên đây bao gồm nhưng không giới hạn: (i) các mối quan hệ cá nhân[2] và quan hệ công việc[3] trong quá khứ hoặc hiện tại, dù trực tiếp hay gián tiếp, với bất kỳ bên nào trong Vụ tranh chấp, với bất kỳ người đại diện hợp pháp, luật sư nào của một bên, người làm chứng, người bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên,hoặc với bất cứ Trọng tài viên nào trong vụ tranh chấp.
1.4. Thư ký tố tụng thực hiện nghĩa vụ công khai với Phụ trách bộ phận và Tổng Thư ký. Tùy theo từng tình huống cụ thể, Tổng Thư ký có thể ra quyết định thay đổi Thư ký tố tụng được phân công Vụ tranh chấp mà không cần nêu ra lý do.
2. Liêm chính và Không tư lợi:
2.1. Thư ký tố tụng có nghĩa vụ hành động một cách liêm chính và không tư lợi trong suốt quá trình tố tụng.
2.2. Thư ký tố tụng có nghĩa vụ thực hiện các công việc/nhiệm vụ của mình trong thủ tục tố tụng trọng tài hoặc các nhiệm vụ khác được giao với mục tiêu bảo vệ tốt nhất lợi ích của VIAC, bảo vệ sự liêm chính của thủ tục tố tụng trọng tài tại VIAC.
2.3. Nghiêm cấm Thư ký tố tụng thực hiện các hành vi sau:
2.3.1. Nhận tiền, quà tặng hoặc các hình thức đãi ngộ tương tự hay các lợi ích nào khác, trực tiếp hoặc gián tiếp từ các bên tranh chấp, người đại diện hợp pháp, luật sư của các bên tranh chấp, ở bất cứ thời điểm nào, dù là trước, trong hay sau khi Vụ tranh chấp chấm dứt.
2.3.2. Nhận tiền, quà tặng hoặc các hình thức đãi ngộ tương tự từ các Trọng tài viên. Khi Thư ký tố tụng được mời tham dự hoặc đề nghị về các hoạt động giao lưu, kết nối với Trọng tài viên, với các luật sư đã hoặc đang tham gia giải quyết tranh chấp tại VIAC cần được công khai với Phụ trách bộ phận và Tổng Thư ký trước khi tham gia.
2.3.3. Thực hiện hay thúc đẩy các công việc vì những mục đích tư lợi cá nhân, ảnh hưởng tới uy tín và sự trung lập của VIAC.[4]
3. Chuyên nghiệp:
3.1. Thư ký tố tụng phải đảm bảo các yêu cầu, tiêu chuẩn chuyên nghiệp, thân thiện, đúng chuẩn mực và minh bạch trong giao tiếp và ứng xử với các bên tranh chấp, các luật sư, các Trọng tài viên giải quyết tranh chấp tại VIAC.
3.2. Thư ký tố tụng phải thực hiện giao tiếp, trao đổi với các bên tranh chấp, các luật sư và các Trọng tài viên cũng như các cá nhân khác về các Vụ tranh chấp trực tiếp tại văn phòng trụ sở của VIAC, hoặc trực tuyến trên các nền tảng của VIAC để bảo đảm sự chuyên nghiệp và minh bạch. Nghiêm cấm các trao đổi, gặp gỡ ngoài văn phòng làm việc của VIAC. Trong một số trường hợp, Thư ký tố tụng có thể tham gia các buổi làm việc với các Trọng tài viên, Hội đồng Trọng tài tại địa điểm khác nhưng vẫn phải đảm bảo chuẩn mực, chuyên nghiệp và bảo mật.
3.3. Thư ký tố tụng phải nỗ lực trau dồi kinh nghiệm, kỹ năng và bản lĩnh để vừa thực hiện việc hướng dẫn, hỗ trợ các bên tranh chấp, các luật sư và các Trọng tài viên về thủ tục tố tụng trọng tài tại VIAC theo các quy định tại các Quy chế, Quy tắc của VIAC và Luật Trọng tài thương mại, nhưng vẫn phải bảo đảm không bị hiểu sai về tính trung lập của mình và của VIAC.
Các tình huống được liệt kê, nhưng không giới hạn, như sau:
3.3.1. Thư ký tố tụng không tự mình giới thiệu hoặc gợi ý các bên tranh chấp hoặc người đại diện hợp pháp, luật sư của các bên chọn bất kỳ cá nhân nào làm Trọng tài viên giải quyết Vụ tranh chấp. Khi nhận được yêu cầu hỗ trợ về các ứng viên Trọng tài viên của các Bên, Thư ký tố tụng báo cáo Phụ trách bộ phận để tìm được Danh sách khuyến nghị gồm ít nhất 03 ứng viên Trọng tài viên trong Danh sách Trọng tài viên VIAC để hỗ trợ các bên.
3.3.2. Hỗ trợ các công việc thuộc phạm vi thẩm quyền của Hội đồng Trọng tài để nhận lại lợi ích bằng tiền, bằng hiện vật hoặc các lợi ích khác cho cá nhân.
3.3.3. Cam kết hoặc đưa ra lời hứa với các bên về quyết định của Hội đồng Trọng tài về một vấn đề tranh chấp hoặc về kết quả Vụ tranh chấp./.
[2] Ví dụ: Là người thân, họ hàng, là bạn thân, v.v…
[3] Ví dụ: Đã từng là đồng nghiệp, đã từng/đang tham gia chung một dự án, đang trong mối quan hệ thầy/trò, người hướng dẫn/người học, vv..vv
[4] Ví dụ: Giới thiệu phương án Trọng tài viên hay phương án Chủ tịch Hội đồng Trọng tài nhằm có được lợi ích cá nhân.
.png "Trường đại học ngoại thương"){kind=logo}
